|
بسمه تعالي |
|
صورتجلسه كميته نظام مديريت اسناد و مدارك فني صنعت برق |
| شماره جلسه: 1 |
| تاريخ جلسه: 20/12/82 |
| مكان جلسه: ساختمان شماره 4
دفتر معاونت |
|
ساعت شروع:
9 صبح |
ساعت خاتمه: 12 ظهر |
|
| حاضرين در جلسه : آقايان
مهندسين توكلي (معاونت منابع انساني و بهبود بهره وري) ، سلطاني (مدير مركز
اطلاع رساني) ، شريف زاده ( رئيس گروه كتابخانه و اسناد فني) ، نوري (مسئول
مخزن اسناد فني) ، نيازي (معاونت مهندسي نيروگاه شهيد رجايي)، صامتي (مدير دفتر
مهندسي طرح ها-برق منطقه اي اصفهان)، چاوله (مدير دفتر خدمات مهندسي مپنا)،
برومندي (معاونت مهندسي نيروگاه شهيد سليمي نكا)، كهنمويي (كارشناس ارشد دفتر
فني توليد) ، ميرفخرايي (مدير دفتر آمار و اطلاعات-برق منطقه اي تهران) ، اميري
(مدير دفتر فني معاونت طرح هاي انتقال نيرو-سازمان توسعه برق ايران ) وكمالي
(كارشناس ارشد اسناد و مدارك فني سازمان توسعه برق ايران ) |
| دبيرجلسه : آقاي شريف زاده
|
|
رديف |
دستوركارجلسه : |
|
1 |
تشكيل اولين جلسه كميته نظام مديريت اسناد و مدارك فني صنعت برق |
|
رديف |
مباحث و موضوعات جلسه |
مسئول اجرا |
مهلت اجرا |
|
1 |
آقاي مهندس توكلي مطالبي به اين شرح ايراد نمودند
نام كميته به عنوان كميته تدوين طرح مديريت اسناد و مدارك فني مشخص گرديد .
ضرورت طراحي Plan اصلي چگونگي حفظ و نگهداري و سيستم دهي به اسناد و مدارك فني
صنعت برق با توجه به احتمال خصوصي سازي بخش هاي توليد ، انتقال و توزيع در
آينده ، بايد اسناد و مدارك فني، در دسترس بهره برداران و در اختيار شركت مادر
تخصصي باشد . فقدان اسناد و مدارك فني در راه اندازي مجدد پست بم در فاجعه
زلزله به عنوان شاهد مثال اهميت حفظ اسناد در مواقع بروز بحران مطرح گرديد .
دريافت اسناد از منابع ذيربط ، بروز درآوردن آنها ، سرويس دهي به متقاضيان و …
در تدوين و دستورالعمل ها و آيين نامه ها مي بايست منظور گردد . طرح هايي كه
توسط كميته تهيه و تصويب مي گردد مي بايستي به مديريت محترم عامل جهت تاييد و
ابلاغ به شركت هاي مناطق تقديم گردد . بررسي و تحقيق راجع به تعيين مشاور داخلي
يا خارجي جهت انجام مصوبات و همكاري با كميته راهبري با توجه به تغيير ساختاري
سازماني و اهداف و ماموريت هاي شركت هاي تابعه توليد ، انتقال و توزيع و لزوم
مهندسي مجدد در ماموريت هاي ستادي و صف در ارتباط با اسناد و مدارك فني مطالبي
توسط آقاي مهندس سلطاني مطرح گرديد و نقطه نظرات مديريت محترم عامل به شرح ذيل
تشريح گرديد . نقش ستاد بر هماهنگي و ارايه طرح تفاهم روي مشكلات اسنادي و
احساس نياز به آن حضور كميته براي راهبري و ارايه طرح داوطلبي اجراي طرح از طرف
واحد ها |
|
|
|
رديف |
مباحث و موضوعات جلسه |
مسئول اجرا |
مهلت اجرا |
| |
آقاي شريف زاده نيز در ارتباط با وضعيت ا سناد و
مدارك فني در شركت مادر تخصصي عنوان كرد كه تمامي اسناد موجود از نيروگاه ها و
بخش انتقال كه از سال 1360 در مركز اسناد توانير جمع آوري گرديده است و داراي
شناسنامه مي باشند و امكان سرويس دهي به متقاضيان به صورت دستي وجود دارد .
ضمنا در بسياري از شركت ها به علت مشكلات كاري ، اسناد فني دچار فرسودگي ، آسيب
و در طول زمان مفقود مي شوند . ضرورت مكانيزاسيون ، تهيه نظامنامه ، توليد و
توزيع اسناد فني و تدوين دستورالعمل هاي حفظ و نگهداري و طبقه بندي متحدالشكل
مورد تاكيد قرار گرفت . گزيده نظرات اعضاء جلسه : نياز به تعريف اسناد فني ،
لزوم مديريت و هماهنگي و نظارت متمركز در اسناد فني در عصر اطلاعات حفظ ، حراست
و دسترسي آسان به اسناد فني بسيار مهم و ضروري مي باشد . در شركت مپنا سيستم
دهي اسناد فني بصورت دستي و مكانيزه انجام پذيرفته است . وجود اسناد و مدارك
فني بصورت الكترونيكي در محلي مناسب و زير نظر ستاد و صف در مواقع بروز بحران و
حوادث غير مترقبه لازم مي باشد . امحاي اسناد اضافي براي جلوگيري از اشغال
فضاهاي گرانبها بايد انجام شود . دو نوع كد شناسايي در طبقه بندي دستورالعمل ها
و نقشه ها با عنوان كد نقشه و كد تجهيزات نيز مورد بحث قرار گرفت و بر لزوم
ملحوظ شدن آنها در طبقه بندي اسناد فني تاكيد شد . براي تدوين نظامنامه بروز ،
استفاده از نظامنامه قبلي به عنوان پايه كار لازم است . دفتر فني توليد در
جريان تغييرات تجهيزات در نتيجه تغييرات اسنادي مي باشد . تشريح برنامه و
عملكرد مكانيزه كردن اسناد پروژه هاي انتقال در برق تهران . نگهداري اسناد
كاغذي بصورت متمركز در ستاد و در حجم زياد امري ناممكن و نادرست است و بهتر است
از سال 83 به پيمانكاران ابلاغ گردد ، اسناد را در نسخ الكترونيكي توليد و
تحويل نمايند . تهيه نرم افزار متحدالشكل مكانيزاسيون اسناد و مدارك فني در سطح
صنعت برق ضروري است . دريافت اسناد و مدارك فني طراحي و ساخت ، اطلاعات مهندسي
، راه اندازي ، بهره برداري و تعميرات ، جزئيات آنها و … نيروگاه ها از
پيمانكاران و حفظ و نگهداري بصورت الكترونيكي و قابل دسترس بودن ، به صورت
Online مورد نياز مي باشد . تمايل هماهنگي ارايه طرح به صورت متمركز و اجرا به
صورت غير متمركز در برق هاي منطقه اي نياز به آشنايي به نحوه نگهداري و مكانيزه
نمودن اسناد فني در ساير كشورها انتخاب و دعوت از مشاوران براي اجراي مصوبات
كميته |
|
|
|
رديف |
مصوبات جلسه: |
مسئول اجرا |
مهلت اجرا |
| 1 |
تهيه گزارش تفضيلي از وضعيت اسناد و مدارك فني
صنعت برق كشور و ارائه آن به كميته |
گروه كتابخانه و اسناد فني |
|
| 2 |
تهيه شرح وظايف كميته راهبري ساماندهي اسناد و
مدارك فني پيشنهادي |
گروه كتابخانه و اسناد فني و اهضاي كميته |
|
| 3 |
ضمنا مقرر گرديد جلسات كميته در هر 15 روز برگزار
گردد |
- |
|
| تاريخ جلسه
آينده : 26/1/83 |
| مدعوين جلسه
آينده : |
| دستور جلسه
آينده : بررسي و تصويب شرح وظايف كميته نظام مديريت اسناد و مدارك فني صنعت
برق
|
