| بسمه تعالي |
| صورتجلسه كميته نظام مديريت
اسناد و مدارك فني صنعت برق |
|
شماره جلسه : 2 |
|
تاريخ جلسه: 26/1/83 |
|
مكان جلسه: ساختمان شماره 4 دفتر معاونت منابع انساني |
|
ساعت شروع:
9 صبح |
ساعت خاتمه: 12 ظهر |
|
| حاضرين در جلسه : آقايان مهندسين توكلي
(معاونت منابع انساني و بهبود بهره وري) ، سلطاني (مدير مركز اطلاع رساني) ،
شريف زاده ( رئيس گروه كتابخانه و اسناد فني) ، نوري (مسئول مخزن اسناد فني) ،
صامتي (مدير دفتر مهندسي طرح ها-برق منطقه اي اصفهان)، چاوله (مدير دفتر خدمات
مهندسي مپنا)، برومندي (معاونت مهندسي نيروگاه شهيد سليمي نكا)، كهنمويي
(كارشناس ارشد دفتر فني توليد) ، ميرفخرايي (مدير دفتر آمار و اطلاعات-برق
منطقه اي تهران) ، اميري (مدير دفتر فني معاونت طرح هاي انتقال نيرو-سازمان
توسعه برق ايران ) وكمالي (كارشناس ارشد اسناد و مدارك فني سازمان توسعه برق
ايران ) |
| دبيرجلسه :
آقاي شريف زاده
|
|
رديف |
دستوركارجلسه : |
| 1 |
بررسي و تصويب شرح وظايف كميته نظام مديريت اسناد
و مدارك فني صنعت برق
|
|
رديف |
مباحث و موضوعات جلسه |
مسئول اجرا |
مهلت اجرا |
| 1 |
جلسه با سخنان آقاي مهندس احمد سلطاني با خواندن شرح وظايف
پيشنهادي كميته نظام مديريت اسناد و مدارك فني صنعت برق آغاز و در اين خصوص
اعضاي جلسه مطالبي را بشرح ذيل ايراد نمودند : در مورد كدينگ متحدالشكل اسناد و
مدارك فني و لحاظ نمودن آن در نظامنامه توليد و توزيع اسناد و مسئله كدينگ
تجهيزات و كد دسترسي به اسناد گفتگو شد . فعاليت هاي كميته به صورت برنامه بلند
مدت و كوتاه مدت ملحوظ گردد. تجربه شركت مپنا در مورد طبقه بندي و بازيابي
اسناد فني بصورت ، مشخص نمودن پيمانكار ، نام پروژه ، Discipline ( نظام ساختار
) ، معين نمودن جزيره و جستجو از طريق موضوع و كليد واژه ذكر و سپس در مورد
استفاده از كدينگ پيمانكاران از قبيل ميتسوبيشي ، زيمنس ، انل و … صحبت شد .
كلمه امحاء به بند شماره 3 و 4 شرح وظايف پيشنهادي كميته اضافه گردد . تهيه
متون نظام مديريت توليد ، توزيع ، امحاء و همچنين چگونگي حفظ و نگهداري اسناد
فني در شركت هاي ذيربط اصول و مبناي كار كميته و همچنين آيين نامه داخلي آن مي
بايستي مشخص گردد كه هر چند روز يكبار ، با چه اعضاي ثابتي و … تشكيل گردد. در
مورد چگونگي تمركز يا نيمه تمركز بودن اسناد و چگونگي تبادل اطلاعات به طريق
ارتباطات شبكه اي و سرويس دهي تحت Web و مشكلات مخابراتي بحث شد . پيرامون
برنامه ريزي هاي كوتاه مدت و بلند مدت در ساماندهي اسناد و همچنين چگونگي جمع
آوري ، حفظ و نگهداري كنترل اسناد پروژه هاي نيروگاهي BOO,BOT گفتگو شد . نوع
كدينگ ، زبان فني و ساير مراتب فني اسناد را مي توان در قراردادها از
پيمانكاران درخواست نمود در مورد تفكيك كميته نظام مديريت اسناد و مدارك فني به
دو كميته 1) توليد 2) انتقال پيشنهاد شد كه با پيشنهاد مذكور اعضاء مخالفت
نمودند . |
|
|
|
رديف |
مباحث و موضوعات جلسه |
مسئول اجرا |
مهلت اجرا |
| |
اسناد در دو دسته استاتيك و ديناميك توليد ميشود كه قرار شد در
قدم اول اسناد فني استاتيك ، ساماندهي و سپس با استفاده از خدمات شركت مشاور
خارجي اسناد ديناميك نيز ساماندهي گردد . ساماندهي اسناد فني توزيع نيز مي
بايستي مورد توجه قرار گيرد . در صورت انجام فعاليت ويژه توسط شركت متن در
تحقيق نظام مديريت اسناد و مدارك فني صنعت برق در داخل و خارج از كشور در جلسه
بعدي دعوت بعمل آيد . |
|
|
|
رديف |
مصوبات جلسه: |
مسئول اجرا |
مهلت اجرا |
| 1 |
استفاده از دو شركت مشاور داخلي جهت ساماندهي اسناد فني توليد
و انتقال مورد تاكيد قرار گرفت و قرار شد پس از مكاتبه با شوراي عالي
انفورماتيك كشور و شوراي عالي مشاوران صنعت برق ، سه شركت متخصص در امور صنعت
برق و سه شركت متخصص در امور IT معرفي شوند . پس از بررسي سوابق از دو شركت جهت
همكاري دعوت بعمل خواهد آمد .
|
گروه كتابخانه و اسناد فني |
|
| 2 |
قرار شد اهداف بررسي وضعيت اسناد و مدارك فني شركت ها و
سئوالات فني پيرامون اين مقوله كه توسط مركز اسناد تهيه شده بود ، در جلسه بعدي
كميته مطرح شود . |
گروه كتابخانه و اسناد فني |
|
| 3 |
شرح وظايف ساماندهي آرشيو اسناد فني كه از طرف آقاي مهندس
چاوله تهيه شده بود جهت اظهار نظر در جلسه بعد بين اعضاء ، توزيع گرديد . |
گروه كتابخانه و اسناد فني |
|
| 4 |
قرار شد شرح خدمات شركت مشاور توسط اعضاء كميته تهيه و در جلسه
بعدي مورد بررسي قرار گيرد |
اعضاء كميته
|
|
| 5 |
قرار شد كميته نظام مديريت اسناد در سمينار مديران عامل توليد
معرفي گردد . |
معاونت منابع انساني |
|
| 6 |
قرار شد احكام اعضاء ثابت كميته در جلسات بعدي صادر و ابلاغ
گردد . |
مركز اطلاع رساني
|
|
| تاريخ جلسه آينده : 9/2/83 |
| مدعوين جلسه آينده : |
| دستور جلسه آينده : - بررسي شرح خدمات شركت
مشاور در تدوين متن نظام مديريت اسناد و مدارك فني صنعت برق - نحوه بررسي وضعيت
اسناد و مدارك فني شركت ها . |
