از آنجا كه اسناد و مدارك فني بعنوان مستندات اصلي كارا ، در خدمت پيمانكاران ، مشاوران ، بهره برداران ، مراكز تحقيقاتي و دانشگاه مي باشد لذا اهميت چگونگي توليد نقشه و تجديد نظر (رويژن) روي آن ها در بخش هاي مختلف صنعت و حفظ و نگهداري آن حائز توجه است كه شرح كلي آن در ذيل آمده است.

1- مراكز توليد كننده اسناد فني

الف : شركت هاي پيمانكار داخلي ، خارجي و سازندگان تجهيزات
ب : شركت هاي مهندسين مشاور
ج : مراكز بهره برداري

2- مراحل مختلف كار كه اسناد براي آنها تهيه مي گردد

الف : اسناد مناقصه
ب : طراحي كلي اوليه
پ : طراحي جزييات
ج : محاسبات
د : نصب
ن :راه اندازي ( گزارشات پيشرفت كار و آزمايش تجهيزات)
و : بهره برداري و تعميرات
ي : بروز نمودن اسناد فني در حين بهره برداري

3- انواع اسناد از نظر شكل ظاهري

اسناد و مدارك فني به سه دسته دستورالعمل ‏، مدارك فني و نقشه توليد مي شود .

الف : دستورالعمل ها معمولا دچار تغييرات كمتري مي شوند و در آنها مراحل مختلف چگونگي نصب ، راه اندازي ، تعميرات ، بهره برداري ‏، عمليات ساختماني ‏، تجهيزات ‏، ساخت تجهيزات و ... توضيح داده مي شود .

ب :مدارك فني شامل گزارشات ئوجيهي طرح ها ‏، محاسبات ‏، مشخصات فني و برگه هاي اطلاعات Technical , Data Sheets ‏، اطلاعات فني شامل اطلاعات هواشناسي ‏، جغرافيايي ‏، زمين شناسي ‏، سوخت و غيره ‏، گزارشات فني اعم از ماموريت هاي مختلف براي بازديد هاي فني و آزمايش هاي حين ساخت و راه اندازي تجهيزات و سيستم ها در ساخت با پروژه ها ‏، گزارشات بازرسي حين ساخت تجهيزات و سيستم ها ‏، مباني طراحي Design Guider و امثال آنها .

ج :نقشه ها از ابتداي كار طراحي هر پروژه ، پيرامون طراحي فاز يا مفهوي ‏، پايه و تفضيلي را در رابطه با گروه هاي تخصصي مكانيك ‏، فرآيند ‏، برق ‏، ساختمان ‏، كنترل و ابزار دقيق را در دو مرحلهFinal Approval توسط كارفرما و يا مشاور ايشان و همچنين As – Built پس از مرحله نصب ‏، راه اندازي و تعميرات در مرحله بهره برداري از طرح ها ترسيم مي شود كه البته در مراحل مختلف كار پروژه ، دستخوش تغييرات و تجديد نظر هاي مشروحه ذيل مي شود .

- در بخش طراحي پس از طراحي كلي اوليه توسط پيمانكار براساس درخواست كارفرما چندين بار اصلاحاتي برروي آنها ( رويژن ) انجام مي شود .

- در زمان نصب تجهيزات ممكن است تغييراتي در مسير هاي كار نصب بوجود آيد كه اين نيز موجب تغيير در نقشه هاي طراحي ( رويژن ) مي شود .

- در زمان بهره برداري و تعميرات نيز ممكن است تغييراتي در تنظيم ، تعويض تجهيزات يا Layout سيستم داده شود كه اين موجب اصلاح نقشه هاي قبلي ( رويژن ) مي گردد .

4- علل حفظ و نگهداري رويژن نقشه ها و بخش هاي استفاده كننده از آنها

الف : رويژن نقشه ها مشخص كننده تغييرات بوجود آمده در هر مرحله كاري يك پروژه مي باشند كه اين نشان دهنده فواصل موجود بين محاسبات اوليه و اجرا ي كار است .

ب : نقشه هاي نهايي تجديد نظر شده Final Approval توسط كارفرما و يا مشاور ايشان
و As - Built برخي از مدارك فني از قبيل مشخصات فني ‏، دستورالعمل هاي اجرايي و بهره برداري شامل تعميرات ، نگهداري تجهيزات ، سيستم ها و كليه نقشه ها در دو مرحله پس از نصب ‏، راه اندازي و بهره برداري پروژه ها ‏، مي تواند كمك موثري به پيمانكاران پروژه ها در بهبود مستمر طراحي و نصب تجهيزات ، شركت هاي مهندسين مشاور در كنترل و نظارت عاليه بر طبق درخواست كارفرما ،
مراكز تحقيقاتي در ارتباط با طراحي پروژه هاي جديد و دانشگاه در امور تحقيقي و آموزشي باشد .

ج :قسمت هاي بهره برداري تنها از نقشه هاي برابر ساخت در امور تعميرات و بهره برداري استفاده
مي نمايند و نقشه هاي با رويژن هاي قبل از As-Built را حفظ و نگهداري نمي كنند زيرا موجب خطاي كار براي كارشناسان مي شود .

د : سازمان توسعه برق ايران رويژن نقشه ها را پس از اجراي هر پروژه امحاء مي نمايد و در امر توسعه پروژه ها از نقشه هاي As-Built استفاده مي كنند .